O passivo trabalhista é o risco silencioso das pequenas empresas. Ele não aparece no balanço do mês, mas acumula juros por anos — e costuma aparecer de uma vez, na forma de uma reclamação trabalhista. A maioria dos casos não nasce de má-fé, e sim de desorganização documental e processos informais.
Este checklist cobre o básico que precisa estar em dia. Ele não substitui assessoria jurídica, mas mostra onde estão os pontos críticos.
Documentação de admissão
- Contrato de trabalho assinado, com função, salário e jornada definidos
- Registro em carteira (eSocial) dentro do prazo legal
- Exame admissional realizado antes do início das atividades
- Ficha de registro do empregado atualizada
- Termos de confidencialidade e políticas internas entregues e assinados
Rotinas mensais
- Controle de jornada (ponto) — obrigatório para empresas com mais de 20 empregados e recomendado para todas
- Registro e pagamento correto de horas extras, adicionais noturno e de insalubridade/periculosidade quando aplicáveis
- Depósito de FGTS e recolhimento de INSS dentro do prazo
- Entrega de holerites e arquivamento dos comprovantes
Obrigações anuais e periódicas
- Exames periódicos (ASO) conforme o PCMSO
- PPRA/PGR e demais programas de segurança do trabalho aplicáveis à atividade
- 13º salário, férias e respectivos avos registrados corretamente
- Treinamentos obrigatórios de segurança documentados
Desligamento
A rescisão é o momento em que os erros antigos aparecem. Verbas rescisórias calculadas corretamente, exame demissional, homologação quando aplicável e prazos de pagamento respeitados evitam a maior parte das reclamações. Guarde toda a documentação por, no mínimo, cinco anos após o desligamento.
Por onde começar
Comece por um diagnóstico: levante o que existe, o que está vencido e o que nunca foi feito. Depois priorize pelo risco — jornada e admissões primeiro. A Humanari RH faz a organização documental de RH e DP para pequenas empresas, deixando sua operação em compliance e com acesso rápido a qualquer documento.
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